3+ | Hatása az Egyesekre

MAGADRA ISMERSZ?

Előtte

2008 elején az Egyesek kis szervezet volt: 8-an foglalkoztunk vele rendszeresen, 20 főnyi tagság és önkéntesek segítségével zajlottak a programjaink. Baráti társaság jelleggel működtünk – közös élmények tartottak össze minket, kávézás közben álmodoztunk és alkottunk célokat, megbeszéléseink is inkább társasági eseményekre hasonlítottak.

Egy akkori szervezeti átvilágítás (BeWise Tanácsadó Kft CSR programja) szerint működésünk kaotikus volt, kimagasló volt azonban a személyes motiváció és a közös célok melletti elkötelezettség. Ennek köszönhettük, hogy addigra 60 magyar ifjúsági szervezet és kb. 200 magyar fiatal vett részt a programjainkon. Évente 2-4 nemzetközi cserét vagy tréninget szerveztünk itthon, 10-20 hasonló, külföldön zajló projektben vettünk részt. Mindezt 90%-ban a Fiatalok Lendületben Program lehetőségein belül. Akkor nyitottuk meg első irodánkat, ünnepeltük 10. születésnapunkat és túljutottunk egy generációváltáson és fejlődtünk.

Világosan láttuk, hogy a kisprojektek milyen szakmai és szervezeti alapok megteremtését és fenntartását tették lehetővé. Egyúttal tapasztalatban és szakmai tudásban elértük azt a szintet, hogy újabb célcsoportokat, hosszabb távú fejlesztéseket szerettünk volna, fenntartható szervezeti háttér mellett. Új céljainka megfogalmazva, tervezve rájöttünk, hogy ehhez tovább kell lépnünk a hosszú távú folyamatokat lehetővé tevő nagyprojektek felé.

Tartottunk a nagyprojektektől. Korábban nem csináltunk ennyit, ilyen sokan, hosszú időn át együtt – összehangoltan, következetesen, „ahogy a nagykönyvben meg van írva”. Féltettük az eddigi működéssel járó lazaságot, rugalmasságot, hangulatot, a barátságainkat. Tartottunk a hosszú távú elkötelezettségtől. Olvasgattuk a felhívásokat, írogattunk projektvázlatokat és számolgattunk is költségvetést – aztán mindig megtaláltuk a magyarázatot, hogy miért ne. Miért ne ezt, miért ne most, miért ne így pályázzuk meg…

Magadra ismersz?

Ekkor jelent meg a Norvég Civil Támogatási Alap felhívása. Pont a legjobbkor. Nem hittünk a szemünknek: a pályázati kiírás szerint ez a program pont azt támogatná, amit mi csinálni szeretnénk?!

Magadra ismersz?

Telefonok, e-mailek, kérdések. Igen, tényleg ez az! Megírtuk a pályázatot. Már maga a pályázatírás tanulságos volt, ahogy az a pillanat is, amikor megtudtuk, egyike vagyunk a keveseknek, akik nyertek. A második legtöbb pontot elért pályázat a miénk. Örültünk és közben megkérdőjeleztünk mindent:

Lehetséges ez? Nem csak mi hisszük, hogy képesek leszünk rá?

Mit is ígértünk magunknak? Tényleg hiszünk-e abban, hogy meg tudjuk csinálni?

Magunknál voltunk, amikor ezt ígértük? 100 résztvevővel dolgozni fél éven át?

Közben

Lassan leszálltunk a Földre, megvolt a nagy projektindító megbeszélés, tervezés, az iroda falát beborította az ütemterv és lelkesen belevetettük magunkat a teendőkbe.

Most magadra ismersz?

A kezdetekkor annyit érzékeltünk, hogy a tevékenységünk másfélszer annyi, mint korábban. Ezzel együtt a a háttér működés (emberi erőforrások kezelése, pénzügyek, adminisztráció, kommunikáció, döntéshozatal, stb.) – is felével megnőtt. A korábbi 20 helyett nemsokára már 50 emberrel dolgoztunk. 1-1 ember több területen, több tevékenységben is érintetté vált. Sok feladat, amit eddig 1 ember látott el, most 2-3 fős munkacsoport kezébe került. Bizonyos tevékenységek, amik korábban csak kisebb részfeladatot jelentettek (pl. a kommunikáció) most önálló területté nőtték ki magukat, spontán kreatív megoldások mellett szakértelmet is igényeltek.

A projekt kihatott az egyesület működésének egészére:

• Megnövekedett a tennivalók száma.
• Megnövekedett a létszámunk, változott benne az emberek összetétele szakmai háttér, életkor és motivációk szempontjából.
• Megnövekedett az idő, amit az egyes feladatokra kellett fordítanunk, tervezni kellett az összehangolást, kommunikációt, váratlan helyzetek megoldását
• A megszokott, korábban jól bevált működési módjaink a növekedés mellett, az új helyzetben már nem minden esetben voltak hatékonyak

Természetesen ezt akkor, rögtön nem tudtuk még ilyen szépen megfogalmazni. Sokszor inkább csak éreztük, hogy „mintha nem minden zajlana zökkenőmentesen”. A korábban már említett, kiemelkedően magas személyes motivációnak és elkötelezettségnek köszönhetően persze gondosan és alaposan ismételgettük a korábban jól bevált megoldásainkat.

Te most mit tennél a helyünkben?

Néhány példa a mi megoldásaink közül:

1. Struktúraalkotás: Ki kellett alakítanunk azt a szervezeti struktúrát, ami lehetővé tette a nagy projekt működését, és közben minden korábbi tevékenységünk megfelelő színvonalon való folytatását.  A logika elsőre azt sugallná, bonyolult helyzetre bonyolult megoldás a válasz. Mi inkább egyszerűsítettünk.
2. Emberi erőforrások: Munkaköröket terveztünk, újra elosztottuk a feladatainkat és új embereket is bevontunk 3 fő szempont mentén: mihez értesz, mivel foglalkozol szívesen, mit tanulnál. Az első két szempont kombinációja a szakemberek, a második kettő az önkéntesek bevonásánál játszott szerepet. Meg kellett találnunk, kit mi motivál, ki kellett alakítanunk azt a kommunikációs rendszert, ami lehetővé tette, hogy a különböző időbeosztású önkéntesek munkáját összehangoljuk, ugyanakkor ők is be tudják illeszteni saját életükbe a velünk való munkát.
3. Pénzügyi tervezés: Előretekintően kezdtük tervezni a forrásainkat, hiszen a társfinanszírozást is elő kellett teremtenünk. Megtanultuk, mi a cash flow és hogyan kell tervezni. Az éves pénzügyi beszámolásról áttértünk a negyedévesre, ami miatt a többi projekt elszámolását és adminisztrációját is át kellett állítanunk… és folytathatnánk a sort még egy jó darabig.
4. Rugalmasság: Többször kellett változtatnunk az eredeti terveken – leginkább az időbeli és a pénzügyi tervezésen. A képzés és az intézmény akkreditációja nem várt mennyiségű munkát zúdított a nyakunkba. Akárcsak a képzési folyamat és módszerek értékelése, amely olyan részletesre és alaposra sikerült, hogy alig tudtunk megbirkózni a feldolgozásával.  

Motiváció

A projekt egyik legnagyobb kihívása az időtartama volt. Ennyi idő alatt mind a benne dolgozók, mind a résztvevők életében bekövetkeztek a projektre is kiható változások - költözések, iskolakezdések, érettségik, államvizsgák, munkahelyváltások, gyerekek születése. A tennivalók száma, a határidők azonban nem változtak.

Magadra ismersz?

Nálatok hogy működik?

Mi abban hiszünk, hogy leginkább önmagunkat tudjuk motiválni. Több, mint 100 embert mesterségesen nem tudunk és nem is akarunk motiválni. Minket ez motivált:

1. Személyesség – érdeklődés az emberek iránt: Az Egyesek közösségre, benne az egyes emberekre és a személyes kapcsolatokra épül. Számunkra akkor telt meg szívvel-lélekkel a projekt, amikor egyre több önkéntes csatlakozott hozzánk. Amikor megtartottuk az első asszisztens felkészítéseket és az első infónapokat a résztvevőknek. Innentől kezdve minden csoport és minden egyes résztvevőnk egy önálló történetté vált. Izgalmas és inspiráló volt figyelni a fejlődésüket, vártuk, hogy újra találkozzunk velük.
2. Bátorság és gyakorlatiasság: mertünk nagyot álmodni pontos célok mellett és mertünk ragaszkodni az elképzeléseinkhez. Nem a kiírások szerint alakítottuk a céljainkat és terveinket, hanem az azoknak megfelelő pályázati kiírást kerestük meg. Így nem volt nehéz érthetően elmagyarázni mit, miért, hogyan szeretnénk.
3. Aktivitás – önreflexió - kreativitás: Amikor eljött az ideje, képesek voltunk az álmodozásról cselekvésre váltani. Elfogadtuk, főleg a kezdetekkor, hogy hibát hibára halmozunk, hajlandóak voltunk ezzel szembenézni, tudtunk nevetni rajta. Majd korrigáltunk, új megoldásokkal álltunk elő, amiket véghez is vittünk. Az eredménye az lett, hogy 18 hónapon át azt csináltuk, amit szeretünk. Nem kellett kompromisszumokat kötnünk a céllal kapcsolatban, az odavezető utat, a hogyanokat kellett rugalmasan, kreatívan alakítanunk. Saját belső fejlődésünk is elsősorban ennek köszönhető.
4. Láthatóság: Nem rövid időre és nem egyszer találkoztunk a résztvevőinkkel a tréningteremen kívül. Láttak minket munka közben, terepen, irodában, teamben és egyedül. Láttak minket hibázni és helyzeteket megoldani. Láttak nálunk rendet és rendetlenséget. Részt vettek velünk komoly megbeszéléseken, tartalmas szakmai és hangulatos társasági eseményeken. A velünk töltött 6 hónap alatt a résztvevők megismerték a szervezet mindennapjait, megismertek minket, mint egyéneket és mint közösséget. Összefoglalva, látták, hogy mi hogyan alkalmazzuk a mindennapokban azt, amiről képzéseket tartunk, beszélünk.

Eredményeink:

A projektben kitűzött összes célt elértük, és még számos olyan eredményt hozott a projekt, amit az elején nem is sejtettünk:

• Összegeztük korábbi tudásunkat és tapasztalatainkat, mások számára is érthetővé, tanulhatóvá tettük. Ehhez képzési tartalmakat és módszereket dolgoztunk ki, amelynek hatékonyságát mértük is.
• Nagy lépést tettünk a nem-formális tanulás elismertetéséért: képzési programunk akkreditált lett a projekt kezdetén, egyesületünk pedig a projekt végére vált akkreditált képző intézménnyé.
• Új kapcsolatokat építettünk, lefektettük egy szakmai hálózat alapjait, emberek és szervezetek között.
• Rengeteg felkérést kapunk képzésekre, belső fejlesztő folyamatokra, projektpartnerségre.
• Megújultunk: kikristályosodtak a szerepek, feladatkörök, tennivalók, letisztult az egyes emberek viszonya a szervezethez. Régiek és újak is megtalálták a helyüket.
• Sokat tanultunk a szervezeti háttér működéséről, praktikus teendők egyszerű, hatékony ellátásáról, a változásmenedzsment gyakorlati oldaláról.
• Tudunk, merünk és akarunk önmagunkkal szemben objektív, akár kritikus nézőpontot felvenni. Keressük a fejlődés lehetőségeit, büszkék vagyunk arra, amit elértünk, ugyanakkor nem vesszük készpénznek a jövőnket.
• Továbbra is élvezzük, amit csinálunk.

Utána

Az Egyesek ma is kis szervezet: 5-en dolgozunk alkalmazottként, 3-an főállásban és 2-en részidőben. 2 főállású és 7-8 részidős önkéntes segíti a munkánkat. A szervezet strukturáltabban, átláthatóbban, következetesebben működik - tudatosan foglalkozunk a belső fejlesztéssel. A közösségi jelleget továbbra is egyik erősségünknek tartjuk, igyekszünk megőrizni, teret adni mind a munkának, mind a társasági életnek.

Mára 150 magyar ifjúsági szervezet és újabb 200 magyar fiatal vett részt a programjainkon. Továbbra is 2-4 nemzetközi cserét vagy tréninget szervezünk itthon, 10-20 hasonló, külföldön zajló projektben veszünk részt, az Európai Önkéntes Szolgálat keretében önkénteseket küldünk és fogadunk. Mindezt már nem csak a Fiatalok Lendületben Program lehetőségein belül tesszük. Támogatónk volt ebben a 2 évben az International Visegrád Fund, a Nemzeti Civil Alapprogram, a Budapest Bank, az ESZA, a Council of Europe – European Youth Foundation és Budapest Főváros Önkormányzata.

Hogyan tovább?

Látványosan, gyorsan, sokat fejlődtünk az elmúlt 2 évben, amiben kétségkívül a 3+ projekt volt az egyik katalizátor. Ennek véget érésével a kialakított rendszert ismét át kell gondolnunk. Tudatában kell lennünk annak, hogy a kipróbált, jól bevált gyakorlat egy új környezetben, egy újabb projektben már nem biztos, hogy a javunkat szolgálja. Működésünk, fenntarthatóságunk és fejlődésünk nem függhet projektektől, ennek épp fordítva kell lennie. 

Úgy döntöttünk, idén, 2010-ben, a további növekedés helyett az erősödésre, belső fejlesztésre koncentrálunk.

Stabil alaptevékenységünket természetesen folytatjuk. Tervezetten pályázunk forrásokat a működés fenntartására. Folytatjuk a kisprojekteket, amelyek kiváló gyakorlóterepet jelentenek önkénteseink, gyakornokaink számára. A 3+ eredményeit és módszertani fejlesztéseit pedig nemzetközi és ifjúsági szakmai szinteken készülünk megosztani – két nemzetközi nagyprojektünk vár elbírálásra. Drukkoljatok!

Miért osztjuk meg veletek mindezt?

Minden hozzánk hasonló kis szervezetet szeretnénk bíztatni: merjetek, cselekedjetek. Az itt megosztott, „nagy projekt – kis szervezet” példát inspirációnak szánjuk. Számunkra elsősorban arról szól, hogy miképp lehet megvalósítani és megosztani olyan álmokat és célokat, amelyeket korábban nagy falatnak tartottunk.

Az Egyesek indulása óta fontosnak tartja, hogy az egyéni tapasztalatokat, tudást közösségi szinten megossza és továbbvigye. Ezúttal is így van. Készek vagyunk coachinggal, mentorálással, szerzett tudásunk átadásával segíteni azoknak, aki hozzánk hasonló kis szervezetként nagy álmokat szőnek.

Magadra ismersz?

Fordulj(atok) hozzánk bizalommal!